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复盘:让月度工作总结会更高效

发布时间:2017-10-23 16:45:12

导读:复盘是月度总结会议的内容形成标准化,开会不再随意、随心、随性,而是按照设计好的会议内容和流程进行,有着一个正确的理念和完整的结构,有着非常强的目的性。

  首先我们来思考一个问题:月度工作总结会如何开才高效?

 

  很多组织都在例行召开月度工作总结会,但是受困于不知道月度工作总结会如何开才高效,想要改变却又不知不觉地回到了从前,不断重复着昨天的故事,有点无奈和茫然。很多管理者在工作中都会遇到一些问题,就是关于月度工作总结怎么开的情况,这些管理者面临的困惑集中表现在以下三个方面:

 

  1、员工总是被动等待而非主动解决问题

 

  有的管理者说:“在我们公司,员工工作起来没有一点主动性,让他做什么他就做什么,多一点也不做。”也有的说:“我们公司是有团队没有团队管理,工作比较随意,执行力要看员工的心情。”还有的说:“工作中遇到问题就等着月末总结时听从领导的指示,领导只要没有明确指示,这事就算翻篇过去了。”领导们总是期待员工有工作主动性,可以主动发现问题解决问题,但员工总是习惯于被动等待消极对待,在接受领导批评后去进行改进。

 

  当今很多优秀的公司之所以优秀,都是能够把“改善”两个字落实到具体的业务行为中并不断地进行改善,我们都知道“戴明环PDCA”,但忽略了“戴明环PDCA”的核心思想是“每天进步1%”。当我们的员工不能主动解决问题而是被动等待的话,至少说明我们离“改善型组织”还很遥远。

 

  2、每个人的经验都在自己脑袋里而非组织内共享

 

  很多组织中存在着这样一种现象:一个人可以不重复犯同一种错误,但组织会重复犯同一种错误。原因何在?一个人会从错误中吸取经验教训,不再重复犯错了,这个人就成长了,但是组织中一个成员的成长不代表着这个组织就成长了,一个员工的能力也不等同于组织能力。还有一种类似的现象:公司派人员出去学习,通过学习这名员工进步了,但员工的进步没有转化为组织的进步。

 

  当今面临不确定的环境,学习便是有效的应对措施,尤其是组织学习,知识共享是组织学习的重要途径。当我们把工作中的经验点总结出来并在组织内共享,避免曾经的错误再次重复发生,做到新的知识能够成为组织内成员共同的认识,就形成了“学习型组织”。

 

  3、团队产生的是离心力而非向心力

 

  一个团队有没有向心力,主要体现在明确的目标感以及融洽的工作氛围。有些组织中由于制定计划的方法不科学,造成部门目标达成了但公司目标没有达成,或者团队中个人目标达成了但团队目标没有达成。有些管理者由于不具备管理能力和缺乏正确的方法,导致团队成员之间的关系不融洽,使得团队没有形成应有的合力。

 

  部门负责人如何带动团队有目标地开展工作?如何塑造融洽的团队氛围?都是一个组织亟需解决的问题,部门负责人需要的不仅仅是一种思路和指导意见,还是一种可以操作的方法和机制,类似一个工作“支架”,可以借力并支撑起团队的管理工作,从而发挥应有的效率,这是“效率型组织”应该思考的问题。

 

  针对上述问题,很多公司采用的解决方案就是召开工作总结会议,特别是月度总结会议,便于将一个月以来工作中遇到的问题进行总结和改善。参加月度总结会议的人都是一个组织的核心骨干,换句话说,开次月度总结会议的成本是很高的,那么月度总结会议如何开才能高效呢?
 

复盘:让月度工作总结会更高效

 

  一、复盘是月度工作总结会最好的形式

 

  复盘是月度总结会议的内容形成标准化,开会不再随意、随心、随性,而是按照设计好的会议内容和流程进行,有着一个正确的理念和完整的结构,有着非常强的目的性。企业月度工作总结会议遵循的理念的是“理性地寻找差距”和“让经验指导行动”。通过将整个月的工作流程的重新推演复盘,从而对比月初的目标与最终的结果,客观地分析存在的差距,找到造成差距的原因,提炼出改进的方法,以及形成接下来的行动计划,这就是复盘的精髓所在。

 

  当我们遇到问题时,都期待我们的团队可以比竞争对手更快速地解决问题,而且员工可以主动地解决问题,而复盘就是强调在工作中及时发现问题、解决问题,在月度总结会议中不是简单的陈述问题,而是陈述遇到了什么问题、是如何解决问题的,改变以往那种“领导指出问题所在,然后再去整改”的被动局面。秉承复盘指导企业月度工作总结的组织会比对手提前把问题解决掉,而且会越做越好。

 

  二、复盘使会前准备标准化

 

  复盘通过标准化的会前准备,有助于团队成员相互学习的标准,形成固定的总结方式和流程,提高会议的效率,并最终达到预期目的。首先,以文字的方式将复盘主题和内容呈现,这样更直观、更容易接受;第二,内容的呈现要有条理、逻辑性强,便于别人理解;第三,使用基于事实的语言描述,做到言之有物,并且避免互相批判和诘责;第四,介绍基于管理者素质模型的管理实践及自我评估时,列举具体的实例,既可有助于客观的自我评估,又可让团队成员有清晰的理解和具体的参照;第五,会议资料的准备有明确的时间要求及相应规范。

 

  三、复盘使总结的过程标准化

 

  很多组织的会议没有成果,甚至是造成更多的不该有的问题,原因在于会议的过程没有受到控制,会议总是随心而发,随心而止。会议过程的标准化是会议高效的前提条件之一,复盘可以使会议按照既定的流程进行下去,一步步地实现会议的目的,达到会议预期,确保会议过程能够高效、不跑题。

 

  以复盘的方式开展月度工作总结会议,遵循了正确的理念和完整的结构,可以引导组织关注业务,致力于发现问题并做到及时改善,转型成为“改善型组织”。会议准备标准化和会议过程标准化可以促进团队成员相互学习相互借鉴,打造“学习型组织”。同时,月度工作复盘是一个组织运营系统中最重要的环节之一,一个组织的效率是运营出来的,月度工作总结会议的有效开展,便是打造“效率型组织”的开始。由此可见,月度复盘是推动组织进步的一个抓手,不仅改善了业务创造价值的能力,而且还塑造了组织文化和人才成长的软实力!
 

  文/北京卓普利特企业管理咨询有限公司http://www.zhuopulite.com